المصدر «ﻫ»

عيِّن رؤساء للجان (ثلاثة).

ابدأ في التماس الحافظات.

احجز موعدًا مع ضيف شرف للملتقى.

اختر وادعُ الشخصيات ذات القوة المالية.

اختر وحدِّد الموعد والمكان.

صمِّم بطاقة «حفظ التاريخ» والدعوة.

ابعث بطاقة «حفظ التاريخ» بالبريد.

استمر في جمع وإنشاء حزم الحافظات.

عيِّن مدير تشريفات للمُلتقى.

جهز قائمة بمتلقِّي المنح الدراسية؛ ادعُ لحضور مُلتقًى من أجل التقدير الخاص.

حدِّد تفاصيل موقع الملتقى: حجم الطاولات، ومفارش الموائد، وقائمة الطعام، والتجهيزات الخاصة، وغيرها.

اطبع الدعاوى وأظرُف الخطابات.

أدرج الْمُلتقى في وكالات الإعلانات ومواقع التواصل على شبكة الإنترنت: فيسبوك، وتويتر، وما شابه.

قم بإنهاء ترتيبات السفر لضيف السفر.

قم بالانتهاء من تصوُّر الديكورات.

استمر في جمع الحافظات، واللوازم، وعناصر اليانصيب.

سلِّم الدعاوى بالبريد.

قم بعمليات الحجز، والمراقبة المالية، وسداد الرسوم عبر بطاقات الائتمان.

تأكد من التجهيزات فيما يخص الموقع، والمتحدث، وضيف (ضيوف) الشرف، ومدير التشريفات.

قم بالتأكيد على قائمة الطعام والديكورات.

تأكد من مفردات المزاد وقم بإنهاء أوراق العطاء.

تأكد من الترتيبات الخاصة بالمتحدث؛ عيِّن مسئول اتصال متطوعًا لمعاونة المتحدث.

تأكد من وجود المتطوعين.

ضع جدولًا للأعمال.

قم بالتجهيزات:

– جهز شارات الأسماء ورتِّب أماكن جلوس الضيوف.

– جهز برنامجًا وعرضًا بواسطة برنامج باوربوينت.

– وفر الائتمان اللازم والآليات اللازمة لتنفيذ العطاءات.

– جهز خطة بديلة عند سوء الأحوال الجوية.

ادعُ إلى المزاد الصامت.

جهز طاولة الحجز.

ضع المتطوعين في أماكنهم قبل البداية بثلاثين دقيقة.

عندما تفرغ من كل شيء، تذوَّق طعم النجاح، ودع عنك عناء التعب.